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In breve
Gli appuntamenti mancati si riducono con poche abitudini: confermare subito l’appuntamento per iscritto, mandare un promemoria il giorno prima a cui si possa rispondere, rendere facile spostare invece di sparire, dare a ogni tipo di appuntamento la durata giusta, tenere una lista di clienti da richiamare quando un orario si libera, e segnare le assenze nella scheda della cliente. Nessuna richiede di essere scortesi.
Il venerdì alle 15:30 la sala è pronta, gli abiti sono appesi, la consulente aspetta. La sposa non arriva. Quasi mai è maleducazione: se n’era dimenticata, oppure ha avuto un imprevisto e non ha pensato di avvisare. Ma una prima prova dura un’ora e mezza, e quell’orario l’avevi rifiutato a un’altra cliente.
Gli appuntamenti mancati non si azzerano, ma alcune abitudini li rendono più rari e trasformano una parte delle assenze in spostamenti.
1. Conferma subito, per iscritto
Un appuntamento fissato a voce, al telefono, sei settimane prima, si dimentica facilmente. Un messaggio mandato subito dopo, con giorno, ora, indirizzo e cosa portare (le scarpe, l’intimo giusto, chi la accompagna), diventa un impegno scritto che la cliente può ritrovare quando le serve.
2. Il promemoria del giorno prima, a cui si può rispondere
Il promemoria funziona quando arriva al momento giusto e lascia alla cliente la possibilità di rispondere. Va mandato il giorno prima, dal numero dell’atelier, con una frase che la inviti a farlo:
Ciao Giulia, ti aspettiamo domani alle 15:30 per la prima prova. Se hai un imprevisto rispondi pure qui: spostiamo insieme l’appuntamento.
L’ultima riga è la più importante: chi sa di poter spostare l’appuntamento senza imbarazzo lo sposta; chi non lo sa, spesso, non si presenta.
3. Rendi facile spostare
Se per spostare un appuntamento bisogna telefonare in orario di negozio, molte clienti non lo faranno. Una risposta su WhatsApp, un link per prenotare di nuovo, una consulente che richiama: più è facile spostare l’appuntamento, meno orari vanno persi.
4. Dai a ogni appuntamento la durata giusta
Un primo appuntamento, una prova con modifiche, un ritiro non durano uguale. Se l’agenda usa sempre la stessa durata, le prove si accavallano, le clienti aspettano, e l’esperienza peggiora proprio per quelle che si presentano. Con tipologie di appuntamento dalla durata realistica l’agenda diventa affidabile, anche per chi prenota.
5. Tieni una lista per gli orari che si liberano
Un’assenza avvisata il giorno prima non è una perdita se sai chi richiamare. Se tieni una lista di clienti che hanno chiesto un orario più vicino o che sono flessibili, l’appuntamento spostato da una diventa un’occasione per un’altra.
6. Segna le assenze
Le assenze segnate nella scheda dicono dove sta il problema. Se una cliente ha mancato due appuntamenti, la volta dopo conviene confermare con una telefonata. Se le assenze si concentrano in un giorno o in un orario, forse è quel giorno, o quell’orario, da ripensare.
E la caparra per la prova?
Se ne discute spesso, nei forum delle spose e fra colleghe. Chiedere una somma per la prima prova, scalata poi dal prezzo dell’abito, riduce le prenotazioni fatte solo per confrontare prezzi e modelli. Ma alcune spose la vivono come una mancanza di fiducia, e se ne lamentano.
Una risposta giusta per tutti non c’è. Se la chiedi, spiegala prima, con parole semplici, e non presentarla come una punizione.
Con Facile Atelier
Le tipologie di appuntamento hanno la loro durata, e l’agenda calcola gli orari liberi di ogni consulente. I promemoria partono su WhatsApp dal numero dell’atelier nei momenti che scegli (alla creazione dell’appuntamento, prima dell’appuntamento o in vista della cerimonia) e le risposte arrivano nella chat del gestionale, dove le vede chi è in negozio. Le clienti possono anche prenotare da sole dal tuo sito, solo negli orari davvero liberi.